لیست مسافرین تور
یکی از مدارکی که بایستی از طرف آژانس تورگردان به تورلیدر تحویل داده شود، لیست اسامی مسافران است که باید با دقت و طبق مشخصات شناسنامه‌ای آماده شده و شماره‌های تماس سرپرست مسافران (ثابت – همراه) در آن قید شود و در این لیست، خانواده‌ها با یک خط مشخص از یکدیگر جدا شوند که راهنما بتواند به درستی و سریع خانواده‌ها را از هم بشناسد.
نکات مهم درباره لیست اسامی
- نام و نام‌خانوادگی شناسنامه‌ای در لیست سفر الزامی است و ارائه مشخصات مستعار می‌تواند در زمان‌های بروز مشکل و چالش، سفر را با مخاطره مواجه کند. برای مثال در صورت ارائه لیست قیمت از طرف آژانس تورگردان به هتل قبل از ورود مهمانان، در زمان ورود گردشگران به هتل و اخذ مدارک شناسایی، مغایرت اسامی اعلام شده با مشخصات فرد آشکار شده و اقامت را با تأخیر مواجه می‌کند. همچنین در زمان بروز هرگونه حادثه و سانحه پزشکی در صورت اعلام نام مستعار توسط مسافر و ثبت آن در لیست بیمه با توجه به مغایرت نام اعلام شده در لیست بیمه با مشخصات گردشگر در کارت ملی و شناسنامه، بیمه‌گر می‌تواند از دادن غرامت و هزینه بیمه به فرد حادثه‌دیده ممانعت نماید.
- لیست اسامی مسافرین این امکان را برای راهنما فراهم می‌سازد تا با مسافرین آشنا شوند و بتوانند تعداد خانوار شرکت‌کننده در سفر را به همراه سرپرست‌های تور شناسایی نمایند و در نهایت این شناسایی می‌تواند حضور و غیاب مسافران را برای راهنما تسهیل نماید و در صورت عدم حضور سرپرست‌های خانوار در تور می‌توان با ایشان تماس گرفت و هماهنگی لازم را برای ادامه سفر انجام داد.
- یکی از مواردی که راهنمایان بایستی به آن توجه داشته باشند آن است که می‌توانند با شناسایی سرپرست‌های خانوار و تعداد آنها از حضور کلیه مسافرین در سفر اطمینان داشته باشند. برای اطمینان از حضور همه افراد حاضر در سفر می‌توان در هر بار بازدید اقدام به شمارش مسافرین کرد و تعداد حاضر در اتوبوس را با تعداد لیست مسافرین تطبیق داد و یا می‌توان با شناسایی افراد سرپرست خانوار از حضور اعضای خانواده و تکمیل شدن افراد شرکت‌کننده اطمینان حاصل کرد.
دریافت مشاوره تخصصی رایگان
- راهنما بایستی توجه داشته باشد لیست اسامی مسافرین به عنوان یک امانت در مدت زمان اجرای تور در اختیار اوست و در طول مدت برنامه این لیست با توجه به داشتن مشخصات مسافرین نبایستی در اختیار شخص دیگری به غیر از راهنما قرار گیرد و بعد از اتمام تور لیست فوق باید به شرکت تورگردان بازگردانده شود و در صورت استفاده از لیست مشخصات برای بازاریابی‌های شخصی راهنما و نیز ارسال هرگونه پیامک که نشان از سوء استفاده باشد، می‌تواند پیامدهایی چون شکایت شرکت تورگردان و مسافر را نیز در برداشته باشند که در نتیجه موضوع اختلاف در کمیسیون فنی مورد بررسی قرار خواهد گرفته و از طریق دفتر هماهنگی سازمان میراث فرهنگی صنایع دستی و گردشگری با فرد متخلف برخورد خواهد شد.
- برخی مواقع شرکت تورگردان در لیست اسامی مسافرین، ستونی را به عنوان تاریخ تولد قرار می‌دهد و برای مهمانانی که تاریخ تولد ایشان در مدت زمان سفر باشد برنامه‌ریزی‌هایی را انجام می‌دهد که خاطره خوش را برای ایشان و همسفران یه وجود آورد. بنابراین راهنمایان بایستی به این موضوع توجه داشته و هرگونه برنامه‌ریزی برای انجام فعالیتی که نشان از تبریک تولد یا مناسبتی خاص برای آن شخص باشد مثل سالگرد ازدواج، بایستی شرایط تور را بررسی کرده و با شرکت تورگردان مشورت نمایند و در نهایت برای انجام مراسم تولد و تبریک از طریق خود مسافرین و یا نزدیک‌ترین شخص همراه مهمان اقدام کنند چرا که امکان دارد این موضوع برای شخص مسافر یک موضوع کاملاً شخصی بوده و لزومی برای اطلاع رسانی به همسفران نبیند.
- همراه داشتن لیست اسامی و مشخصات مهمانان این کمک را به راهنما می‌کند تا در صورت ورود اطلاعات به لیست صورتحساب بیمه‌ای راننده از لیست فوق استفاده نمایند و اسامی را در صورتحساب وارد کند.
- بهتر است لیست مشخصات به گونه‌ای باشد که با توجه به تعداد نهایتاً تا 45 نفر در یک صفحه بگنجد که راهنما در زمان حضور و غیاب مجبور به ورق زدن و گشتن در صفحات دیگر نباشد و با نگاه‌کردن به یک صفحه اطلاعات کلیه مسافرین را ببیند و بتواند در عملکرد خود سرعت عمل داشته باشد. همچنین ترتیب اسامی مهمانان می‌توانند بر اساس زمان ثبت‌نام انجام گرفته و این موضوع کمک می‌کند تا راهنما در چیدمان مهمانان بر روی صندلی اتوبوس چالشی نداشته باشد و زمان ثبت‌نام را ملاکی برای چیدمان مهمانان قرار دهد. آخرین ستون جدول نیز می‌تواند شماره اتاق‌ها را نشان دهد بنابراین این لیست می‌تواند به عنوان یک لیست مادر در اختیار راهنما بوده که با یک نگاه و در کوتاه‌ترین زمان ممکن بتواند کلیه اطلاعات مهمانان را شامل شماره صندلی تعداد نفرات شرکت کننده در قالب یک خانواده نوع اتاق و شماره اتاق را ببیند و این موضوع خود می‌تواند سرعت راهنما را در زمان‌های ورود و خروج و در زمان بازدید آن بالا ببرد.
مدارک لازم برای اجرای سفر عبارتند از:
1. حکم مأموریت راهنمای تور
2. نامه نیروی انتظامی
3. حکم مأموریت راننده توریستی
4. لیست مسافرین تور
5. الحاقیه بیمه مسئولیت و حوادث
6. جزئیات برنامه سفر
7. مجوزهای لازم برای ورود به مناطق تحت نظارت سازمان محیط زیست
8. مجوز تردد وسیله نقلیه برای تردد‌های شهری
9. اخذ کد ناجا
10. لیست اتاق‌بندی مسافرین
11. لیست هزینه‌های تور
12. لیست تلفن‌های ضروری
13. تنخواه گردان سفر
14. قرارداد بین راهنما و آژانس گردشگری