لیست اتاق‌بندی مسافرین

لیست اتاق‌بندی مسافرین در تور از مدارک سفر مهم در پرونده تور است. تور گردان با توجه به ثبت‌نام مسافرین و درخواست‌های آنها،اقدام به اتاق‌بندی می‌نماید و لیست اتاق‌ها را از قبل برای هتل فکس نموده و هتل نیز اقدامات اولیه برای تسهیل اقامت مسافران در روز ورود را انجام می‌دهد.

اقامت مسافرین

مدیر فنی بایستی در پرونده تور یک نسخه از لیست اقامتی مسافرین را قرار دهد تا راهنما بتواند در بدو ورود نسبت به انجام اقامت مسافرین مدیریت داشته و با توجه به اطلاعات درج شده در لیست اقامت، با هتل هماهنگی نماید.
در برخی از مواقع مسافرین اتاق رو به دریا می‌خواهند و یا اتاق مورد نظر ایشان سوئیت‌های مرتبط به هم است، لذا بایستی این موارد از قبل توسط شرکت خدمات مسافرتی به هتل اطلاع داده شود تا در زمان ورود مسافرین مشکل و بحران خاصی راهنمای سفر را تهدید نکند.
کلیه اطلاعات اقامتی مانند نوع اتاق (Single ،TPL ،TWIN ،DBL)، نمای اتاق (منظره روبه دریا یا رو به جنگل)، وضعیت سرویس اضافه (کاناپه تاشو یا تشک اضافی)، نوع سرویس بهداشتی (ایرانی یا فرنگی) بایستی در لیست گنجانده شود و راهنما با توجه به اطلاعات موجود اقدام به پذیرش و دریافت اتاق نماید.

تحویل اتاق به مسافر

بهتر است راهنما در روز سفر، قبل از ورود به هتل، از طریق تلفن تعداد اتاق‌ها و نوع آن را با هتل چک کند و از شارژ شدن اتاق‌ها و آماده‌بودن آن برای تحویل به مسافرین مطمئن باشد تا اگر اتاق‌ها هنوز آماده نبوده‌اند بتواند برنامه‌ای را برای مسافران در نظر بگیرد و در صورتی‌که زمان کمی برای آماده‌سازی اتاق‌ها لازم بود مدتی در پذیرش منتظر باشند تا اتاق‌ها تحویل آن‌ها شود.
در زمان تحویل اتاق‌ها و برای تسهیل در روند ارائه اتاق، برخی از راهنمایان اقدام به اخذ شناسنامه‌ها و کارت‌های ملی می‌کنند. در صورت انجام چنین کاری راهنما باید جلوی اسم هر نفر کارت یا شناسنامه دریافت شده را بنویسد و در نهایت تعداد آن را بشمارد و به تفکیک تحویل پذیرش دهد و از ایشان رسید دریافت نماید تا در زمان خروج مسافرین و دریافت مدارک به مشکل برنخورد. البته بهتر است انجام پذیرش اتاق‌ها توسط خود مسافرین انجام گردد تا مسئولیتی برای راهنما به وجود نیاورد.
همچنین باید توجه داشت که برای اقامت مسافرین متأهل نیاز به شناسنامه است زیرا با توجه به قوانین کشور برای اقامت افراد متأهل و زوجین ارائه شناسنامه الزامی است. لذا راهنمایان تور در روز سفر این مورد را قبل از ورود به هتل باید به مسافران متذکر شده و قوانین اقامتی را به آنها بگویند.

آگاهی داشتن و آشنا بودن نسبت به قوانین و‌ مقررات گردشگری مانع از به وجود آمدن مشکلات برای مسافر، راهنمای سفر و سایر بخش‌های مرتبط شده و علاوه بر این در صورت بروز حادثه موجب می‌گردد افراد تصمیم‌گیرنده بهترین و درست‌ترین رفتار را انجام دهند. یکی از دروس دوره‌های راهنمایان گردشگری، آشنایی با قوانین و مقررات گردشگری‌ست. برای اطلاع از شرایط برگزاری دوره‌ها می‌توانید از طریق فرم زیر اقدام نمایید.

دریافت مشاوره تخصصی رایگان

قوانین و مقررات اقامت

در خصوص اقامت در هتل، مسافرین باید به قوانین و چارچوب‌های هتل احترام بگذارند و از جابجا شدن در اتاق‌ها بپرهیزند، در غیر اینصورت هتل می‌تواند با این افراد از طریق قانون برخورد نموده و راهنمایان در این گونه مسائل هیچگونه مسئولیتی نخواهند داشت و در صورت بروز تهدید برای تور، راهنما می‌تواند با انجام استشهاد نامه‌ای که به امضاء مسافرین و مدیر هتل رسیده است و با اطلاع مدیرعامل و مدیر فنی شرکت، بهترین تصمیم را اتخاذ نموده تا حق دیگر مسافران ضایع نگردد. بهتر است راهنما در زمان نزدیک شدن به هتل، قوانین و مقررات اقامتگاه را به مسافران اطلاعات دهد چرا که بسیاری از افراد قوانین را بخوبی نمی‌دانند، برای مثال در خصوص استفاده از مینی‌بار و هزینه‌های آن در زمان خروج از هتل و تسویه حساب هتل اطلاعی ندارند و هزینه‌های مربوط به مینی‌بار و استفاده از آن را در گروه خرید پکیج تور از شرکت خدمات مسافرتی می‌دانند. همچنین در مورد تماس با پذیرش برای سوال یا برطرف کردن نیازمندی‌های اتاق، در خصوص ساعت تحویل اتاق و زمان خروج و هزینه‌های شارژ بابت ورود زود هنگام و خروج دیر هنگام بهتر است به ایشان اطلاعاتی داده شود. ضمنا با توجه به اینکه در زمان خروج از هتل، قسمت خانه‌داری، تجهیزات اتاق و لوازم داخل اتاق را چک می‌کنند، بهتر است به مسافران تذکر داده شود که در زمان تحویل‌گیری اتاق لوازم و تجهیزات را به صورت کامل چک کرده و در صورت خرابی و کمبود اقلام اتاق مانند حوله، موارد را به پذیرش اطلاع دهند تا در زمان خروج مشکلی از این بابت پیش نیاید.

ورود به اتاق مسافر

ورود راهنما به اتاق مسافر

در صورت هرگونه تماس با راهنما توسط مسافر مبنی بر بروز مشکل در اتاق و یا درخواست همنشینی مهمانان در هتل، راهنما حق ورود به اتاق را نداشته و بایستی با قوانین هتل آشنا باشد و آن را رعایت کند. در صورت بروز مشکلاتی از جمله مسائل پزشکی برای مسافر و تماس مسافر با راهنما برای امدادرسانی، راهنما باید مراتب را به پذیرش و اورژانس اطلاعات داده به همراه مسئول هتل برای کنترل وضعیت در اتاق مهمان حاضر شود و از ورود به اتاق مسافرین به تنهایی پرهیز نماید.

مدارک لازم برای اجرای سفر عبارتند از:

1. حکم مأموریت راهنمای تور
2. نامه نیروی انتظامی
3. حکم مأموریت راننده توریستی
4. لیست مسافرین تور
5. الحاقیه بیمه مسئولیت و حوادث
6. جزئیات برنامه سفر
7. مجوزهای لازم برای ورود به مناطق تحت نظارت سازمان محیط زیست
8. مجوز تردد وسیله نقلیه برای تردد‌های شهری
9. اخذ کد ناجا
10. لیست اتاق‌بندی مسافرین
11. لیست هزینه‌های تور
12. لیست تلفن‌های ضروری
13. تنخواه گردان سفر
14. قرارداد بین راهنما و آژانس گردشگری

مطالب مرتبط

تنخواه گردان در سفر

تنخواه‌گردان از ابزارهای اصلی و واجب برای انجام تور برای راهنمایان است. تورگردان در زمان تحویل مدارک سفر به راهنما با توجه به برنامه سفر و برنامه‌های بازدید و خدمات منظور شده، تنخواه سفر را محاسبه نموده و با در نظر گرفتن درصدی به عنوان هزینه‌های پیش‌بینی نشده، به راهنما تحویل داده و از ایشان رسید تحویل می‌گیرد. تنخواه‌گردان سفر منحصراً برای هزینه‌های جاری سفر است و راهنما باید به سقف هزینه‌هایی که تورگردان برای وی مشخص کرده است، توجه کرده و از انجام هزینه‌های مازاد و غیر ضروری خودداری نماید،

لیست تلفن های ضروری در سفر

از مدارکی که تورگردان‌های حرفه‌ای در اختیار راهنمایان خود می‌گذارند، ارائه یک برگ از تلفن‌های ضروری است که راهنما می‌تواند در مسیر سفر برای هماهنگی صبحانه، راهنمای محلی، اورژانس، رستوران‌ها و بسیاری دیگر از عناصری که در سفر به آن نیاز دارد، از آن استفاده نماید.

لیست خام هزینه‌های تور

لیست خام هزینه‌های تور؛ تورگردان یک یا چند برگ لیست هزینه سفر را در پرونده برای راهنما می‌گذارد تا هزینه‌های خود را با ذکر تاریخ در آن بنویسد. لیست هزینه‌های پیش‌بینی شده‌ی سفر کمک بسیار زیادی به راهنما می‌کند تا هزینه‌های انجام شده را فراموش نکند و همچنین با توجه به اینکه سقف هزینه‌ها در تور توسط تورگردان برای راهنما از قبل مشخص شده است، لذا راهنما با مراجعه به لیست هزینه‌ها می‌تواند هزینه‌های خود را کنترل کند.

دریافت کد ناجا

دریافت کد ناجا؛ از دیگر مدارک سفرهای ورودی که راهنمای تور از آژانس تورگردان تحویل می‌گیرد، کد ناجا است. تورگردان با توجه به پرونده‌ای که در اداره اتباع پلیس مهاجرت دارد، می‌تواند با معرفی راهنما و برنامه سفر اقدام به اخذ کد ناجا نموده و برای امنیت سفر و هماهنگی با نهادهای مربوطه به راهنما ارائه دهد. آگاهی داشتن و آشنا بودن نسبت به قوانین و‌ مقررات گردشگری مانع از به وجود آمدن مشکلات برای مسافر، راهنمای سفر و سایر بخش‌های مرتبط شده و علاوه بر این در صورت بروز حادثه موجب می‌گردد افراد تصمیم‌گیرنده بهترین و درست‌ترین رفتار را انجام دهند. یکی از دروس دوره‌های راهنمایان گردشگری، آشنایی با قوانین و مقررات گردشگری‌ست. برای اطلاع از شرایط برگزاری دوره‌ها می‌توانید از طریق فرم زیر اقدام نمایید.

مجوز تردد وسیله نقلیه برای بازدیدهای شهری

با توجه به قوانین ترافیکی در برخی از شهرها ممنوعیت ورود اتوبوس و ماشین‌های سنگین به شهر وجود دارد و از آنجایی که گشت‌های داخل شهری باید با اتوبوس توریستی انجام شود، آژانس تورگردان از قبل اقدام به تهیه مجوز از پلیس راهور استان می‌نماید. در بعضی از استان‌ها آژانس‌هایی هستند که کار اخذ مجوز تردد اتوبوس توریستی را انجام می‌دهند و در برخی دیگر باید با نامه‌نگاری با بخش عملیات اقدام به اخذ مجوز تردد نمود. توصیه می‌شود برای اطلاع از آخرین وضعیت تردد اتوبوس در شهر هنگام برنامه‌ریزی سفر و قبل از ورود به شهر مقصد اقدام نمایید.

مجوزهای ورود به مناطق چهارگانه

مجوزهای لازم برای ورود به مناطق چهارگانه تحت نظارت سازمان محیط زیست. آژانس تورگردان باید در زمان برنامه‌ریزی سفر برای هر کدام از این مناطق، درخواست مجوز ورود به مناطق و اجرای تور را به سازمان محیط زیست (بخش محیط طبیعی) فرستاده و درخواست خود را پیگیری نماید. در این درخواست باید تاریخ بازدید، مدت زمان اقامت در منطقه به همراه تعداد بازدیدکنندگان قید شود. از دیگر مدارک مهم سفر که بایستی در برخی از سفرها به صورت تخصصی انجام شود یا در سفرهای ورودی (سفرهای خارجی‌هایی که به ایران سفر می‌کنند) همراه راهنما باشد، مجوزهای سفر است. برای برخی سفرها که با هدف بازدید از یک مکان خاص مانند مناطق چهارگانه زیر نظر سازمان محیط زیست انجام می‌شود، بایستی از قبل اقدام به تهیه مجوز ورود به منطقه نمود.

اعلام جزئیات برنامه سفر

یکی از مهم‌ترین مدارک سفر که بایستی آژانس تورگردان قبل از سفر به راهنما تحویل دهد، برنامه سفر است که بایستی با جزئیات کامل به راهنما داده شود و راهنما با مطالعه آن و با توجه به تجربیات خود بتواند از نظر زمان‌بندی برنامه سفر را هماهنگ کرده و در صورت هرگونه مشکل، قبل از تور، آن را با مدیر فنی برطرف کند.

الحاقیه بیمه مسئولیت و حوادث

الحاقیه بیمه مسئولیت و حوادث،برگه یا الحاقیه بیمه از مهم‌ترین مدارک سفر است که راهنمای تور بایستی با توجه به مسئولیت خود در قبال منافع و امنیت مسافران و اصول و استانداردهای وزارت میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری آن را در زمان شروع سفر از آژانس تورگردان بخواهد و در مدارک خود قرار دهد. الحاقیه بیمه با سربرگ و مهر بیمه معتبر خواهد بود.

حکم مأموریت راننده

بهتر است تورگردان اطلاعات سفر و جزئیات برنامه را از قبل با راننده اتوبوس توریستی در میان گذاشته و در قالب یک قرارداد و تفاهم‌نامه کلیه مسیرهای حرکت و برنامه‌های بازدید آورده شود تا در طول مسیر مشکلی برای طرفین از بابت مسیر سفر ایجاد نشود. به این قرارداد حکم مأموریت راننده گفته می‌شود که از مدارک لازم برای اجرای سفر به حساب می‌آید.

قوانین و مقررات حمل و نقل جاده ای در گردشگری

رانندگانی که در نظر دارند در زمینه حمل و نقل عمومی جاده‌ای فعالیت نمایند، بایستی علاوه بر مدارک عمومی از قبیل گواهینامه رانندگی و گواهینامه بیمه اجباری شخص ثالث که برای هر راننده اعم از این که حمل و نقل عمومی و یا شخصی انجام می‌دهد مورد نیاز بوده، لازم است اسناد و مدارک دیگری نیز داشته باشند که تحت عنوان قوانین و مقررات حمل و نقل جاده ای با آنها را معرفی می‌کنیم.